Referater af bestyrelsesmøder
 

​​​

​​

Dagsorden + referat bestyrelsesmøde den 15. januar 2025

 

Afholdes kl. 19 hos Jane
Dagsorden:

 

1. Valg af referent, deltagere og afbud:

 

2. Siden sidst
Generelt. Hvordan synes vi det går?
Noget der skal bemærkes?
Noget der skal ændres?
Bemærkninger til Shelly?
Nytår med Champagne og kransekage: Evaluering
Strømnedbrud den 31. dec. til den 2. januar. 2025. Elektriker var på og fik heldigvis løst
problemet. Sten ud af ovn – sten ned i ovn
Varmelegemer ligger nu hos Jane

 

3. Udlejning af sauna – blot til info
Faxe Kommune, Haslev Menigheds Daginstitutioner. Det var for dem en stor succes
og de vil komme tilbage
Lady Circle. Fik du talt med dine, Pia?

 

4. Medlemmer
Kommentarer eller andet herfra?

 

5. Rengøring
Er alle uger afsat?

 

6. Liste over Pias opgaver
Liste over opgaverne er skemalagt

 

7. Påkørsel af omklædningsvognen.
Pålimning af træflig (Pia J)
Jane meddeler skadevolders forsikringsselskab, at vi har udbedret skaden selv – når dette
er sket.

 

8. Flyer
Er genoptrykt 1000 stk. og alle horisonter på billederne er rettet op.
Elna har tjekket stativ i Brugsen for eventuelt anvendelse til flyers når vi igen har en
beholdning af disse.
Hvad var prisen? Og skal vi det?

 

9. Linni undersøger pris/mulighed for nyt ”gulv” i saunarummet. Noget nyt her?

 

10. Fra Linni: Rasmus fra Show Boat sælger sin vogn og spørger om vi er interesseret. Pris
30.000. Er vi det?

 

11. Undervisning i den nye foreningsportal til alle medlemmer af bestyrelsen: Hvornår og
hvordan?

 

12. Generalforsamling
Dato – 25. februar
Leje af lokalet i sejlklubben – er det på plads?
Program – hvem skriver et program? Indhold
Hvor skal det slås op? Indkaldelse senest 3. feb. Hvem gør det?
Formandens beretning – skriver formanden…
Kagebagning, kaffe/the, sukker/mælk, servietter – hvem?
Andet?
Hvem er på valg?
Dato skal fastsættes hvor vi konstituerer os

 

13. Eventuelt
Hej fra Elna
MobilPay via bank ?
Fjernelse af høfde / lukning af slæbested.? 
Dirigent til generalforsamling? 
Opdatere hvem i bestyrelsen der har de forskellige opgaver. 
Kan vi ha aktivitets grupper evt med en fra bestyrelsen som tovholder?
Hvor der er nogle medlemmer der har meldt sig.
De forskellige events,  fuldmånebadning mm.
Åbent i sauna april med ??
Hjemmesiden... 
lægge regler ind,
ok støtte medlem,  
indmelding på mail med samtlige oplysninger,  
Justere rengøring , rengøringliste 
Justere vand på ovnen,  kun i kanten, 1 pøs hver 15 min.
Tænd og sluk Lys i sauna. 
En liste med ugeansvarlig for drift med hvem der kan kontaktes.  

Fra Linni: Der kommer indbydelse til Nytårskur i Liv i Ladepladsen, 2 personer kan komme med, hvem?
Forslag til liste som følger dagsorden og referat

​

​

​

Dagsorden + referat bestyrelsesmøde den 2. december 2024
Afholdes kl. 19 hos Pia A

 

Dagsorden:
1. Valg af referent, deltagere og afbud:
Referent Pia A
Deltagende: Anneli,bJane, Pia, Pia, Peter og Linni. Afbud fra Elna.

 

2. Siden sidst
Hvordan er de nye åbningstider blevet taget imod?
Noget der skal bemærkes?
Noget der skal ændres?
Varmen i saunaen – erfaringer med åben/lukket dør mellem sauna og forrum
Bemærkninger til Shelly?
Genstart af modem. Vær obs ved rengøring. Undervisning til alle i genstart af modem?
Vi anskaffer en ledning som kan trækkes fra omklædning til sauna så ikke man behøver
at bruge stik under bænken i forrummet.
Er det gjort?
Varmelegemer
….
Til ovenstående:
Der er enighed om at der er taget godt imod de nye åbningstider. Ud fra oversigt over
besøgende er det ikke prangende med besøgstal i den 1. halve time, men det bliver
benyttet, og der er enighed om at fortsætte.
Der er foreslået mere aften åbent, fra nytår udvides onsdag og fredag aften med 1 time,
altså til kl. 21.
Der laves særlige jule-åbningstider. Se senere i referatet.
AD åben eller lukket dør: der er ikke vedtaget rigtigt eller forkert. Der er argumenter
som taler for både det ene og andet. Saunavagten kan gøre som det passer bedst.
Vi skal have en elektrikker til at kigge på varmelegemerne, om det kan være en
forklaring på de vekslende temperaturer i saunaen.

 

3. Udlejning af sauna – blot til info
Lady Circle dato er 3/12 (Pia)
Faxe Kommune, Haslev Menigheds Daginstitutioner den 10/12 (Jane)

 

4. Medlemmer
Kommentarer eller andet herfra
Status: 173 medlemmer.

Pia J har aktuelt bestilt flere armbånd hjem igen.

 

5. Rengøring
Linni har overblikket, og der har hidtil være tilpas med frivillige som melder sig.
De frivillige gør rent 1-2 gange i den uge de har meldt sig til.

 

6. Liste over Pias opgaver
Jeg tager dette punkt med igen igen

Liste over opgaverne (Pia):
Hvad er opgaverne?
a. Hvem skal videreføre opgaver?
b. Hvad skal videregives?
c. Hvornår skal de videregives? Efter generalforsamling 2025
d. Ny kasserer Er fundet.
Der var enighed om, at ny kasserer ikke skulle videreføre den samme mængde opgaver
som Pia J har varetaget. Opgaverne skal fordeles på flere fra bestyrelsen så derfor skal
vi kende omfanget så vi ikke står med hele denne opgave efter generalforsamlingen.
Kan vi tage afsæt i Linnis liste fra sidste år?

 

Opgaver:
Kontingent opkrævning
Betale regninger
Besvare mails (ca. 3 gange ugentligt)
Kontakt med kommune
Fikser armbånd. (køb, registrering og udlevering)
Tjekker bank (ca. 3 gange ugentligt)
Statistik fra Intrafoam
Foreninsportal er oprettet, når den sættes i drift, skal/vil det være muligt for os alle at
bidrage til opgaver der knytter sig til denne. Fx læse/besvare mails (skal vi lave en
turnus plan for dette ala saunavagten? )
Nogle opgaver ligger naturligt hos ny kassér andre kan delegeres, men vi har ikke sat
navn på de enkelte opgaver. Måske et punkt at få det på plads næste gang med
Når portalen er klar, sendes der en ”testmail” jule/nytårs hilsen ud til alle medlemmer.
Portalen vil lette det administrative arbejde væsentligt, idet der fx kan sendes
opkrævning ud til alle medlemmer ad en gang, fremfor individuelle mails som nu.

 

7. Påkørsel af omklædningsvognen
Pålimning af træflig (Pia J)
Jane meddeler skadevolders forsikringsselskab, at vi har udbedret skaden selv – når dette
er sket.

 

8. Flyer

Genoptryk er igangsat hos Brina. 1000 stk. og alle horisonter på billederne rettes op
inden tryk.
Elna har tjekket stativ i Brugsen for eventuelt anvendelse til flyers når vi igen har en
beholdning af disse.
Hvad var prisen? Og skal vi det?
- Intet besluttet, afventer Elna for mere info.

 

9. Påklædning, tildækning eller nøgenhed i saunaen
Regler er opdateret

 

10. Eventuelt
Linni undersøger pris/mulighed for nyt ”gulv” i saunarummet.

 

11. Info ud om åbningstider under jul og nytår
Åbningstider i 2025

 

Det besluttes at onsdag og fredag aften udvides med 1 time, altså til kl. 21. Ellers
uændret.
Jule åbningstider skal skal meldes ud på facebook og på en seddel til sauna-
omklædning. :
Jule åbent
d. 23/12 kl. 08-20
d. 24/12 kl. 08-16
d. 25/12 kl. 08-16
d. 26/12 kl. 08-16
d. 27/12 kl. 08-20
d. 28/12 kl. 08-16
d. 29/12 kl. 08-16
d. 30/12 kl. 08-20
d. 31/12 kl. 08-16
d. 01/01 kl. 08-20
Fra torsdag d. 2. januar træder vanlig åbningstid i kraft.

 

12. Åbne/lukke vagter, rengøring og møder for det kommende år

 

Jane har lavet forslag til et dokument som dels kan følge referatet og som kan printes
og sættes op i omklædningen. Herunder forslag om at der knyttes mobil kontakt
nummer på. ER det ok for alle med denne liste (også i forhold til rengøring??)
Der er vist enighed i bestyrelsen om at vores numre gerne må fremgå i forhold til Sauna
vagten.
Jeg har opdateret dokumentet med de oplysninger jeg kender.

… saunavagter er fordelt fra nytår. Så må vi lige tage den på næste møde i forhold til
offentliggørelse og telefon numre.

 

13. Generalforsamling
Dato
Leje af lokalet
Program
Formandens beretning
Kagebagning, kaffe/the, sukker/mælk, servietter
Andet

 

Dato: d. 25/2 2025 er i spil… vi skal lige have godkendt og fundet lokalitet. Pia J
snakker med sejlklubben og spørger.
Program er fastsat i forhold til bestemmelserne i vedtægter.
Ikke behov for yderligere
Når tid nærmer sig løses praktik i forhold til forplejning og kagebagning.

 

14. Eventuelt:

 

Kommende aktuviteter:
- Der er Nytårsbad d. 31/12 kl. 10 med kransekage m.m.
- Vinterbadedag d. ½ kl. 08-20 Program meldes ud hen over julen ( Pia J)

​

​

​

​

​

Dagsorden og referat bestyrelsesmøde den 16. sept. 2024

Afholdes kl. 19 hos Linni

 

Dagsorden:

 

1. Valg af referent, deltagere og afbud:

 

Referat: Pia J blev referent og med afbud fra Pia A var bestyrelsen repræsenteret ved Peter, Linni, Jane, Anneli, Elna og Pia.

 

2. Siden sidst

 

2a. Evaluering af sidste arbejdsdag

 

Referat: Vi havde igen en god arbejdsdag, med godt resultat og med deltagelse af medlemmer, vi har aftalt at huske hjemmesiden næste gang vi skal orientere omkring arbejdsdag for at tilgodese de der ikke bruger facebook.

2b. Evaluering af Kulturnatten

Referat: Vi havde et god arrangement og hyggeligt med ShowBoat, glade gæster specielt mange børn, hvorfor vi nu har besluttet ingen alkohol ved disse events, hvor der er lagt op til deltagelse af børn. Det var dejligt at Anneli ville give massage til gæsterne – Vi blev enige om at næste år er vi der ”kun” til kl. 20:00 og vi skal huske noget spiseligt.

 

3. Nyt forslag til opbevaring af service m.m.

Referat: Vi køber 2 x ”bed-roler” fra Jysk til opbevaring under bænkene (Pia J) og Peter snakker med Martin omkring et mindre bord som også kan klappes sammen og hører omkring automatisk dørlukker.

 

4. Mail er sendt ud til vores medlemmer – status lige nu.

Referat: Status er fin – kun en mail retur med ny adresse og der kommer indbetalinger i banken, men også nogle enkelte tilbagemeldinger omkring udmeldelse.

 

5. One.com faktura

Referat: Jeg havde fået nyt dankort og glemt at opdatere hos One.com, hvorfor der kom rykker – er betalt nu og fået bekræftelse.

 

 6. Overblik over Pias opgaver

 

Det bliver en proces at overtage Pias opgaver og jeg håber at hvis vi starter nu lige så stille og samtidig begynder at tænke på hvem der kunne blive en ny kasserer, så kan vi komme godt i mål.

 

6a. Hvem skal videreføre opgaver?

6b. Hvad skal videregives?

6c. Hvornår skal de videregives?

Referat: Aftalt at der på næste møde indgår en komplet liste over opgaverne og så fandt vi selvfølgelig også en række gode emner til overtagelse af opgaverne.

 

7. Sæsonopstart den 28. september kl. 8.00 - ?

 

7a. Hvad skal der ske? Info på FB og på hjemmesiden

7b. Hvem gør hvad?

Referat: Den 28/9 kl 8:00 – 14:00 – så skal vi i gang.

Linni snakker med Brugsen omkring hjælp til morgenmad og køber popcorn til de popcornsstænger som Jane tager med.

Vi sætter flag op, tænder bål, laver kaffe & Te – husker skumfiduser, mælk og sukker.

 

8. Næste bestyrelsesmøde – skal det flyttes?

Referat: De næste to møder flyttes til:

Den 4/11 kl 19:00 hos Pia J

Og 2/12 kl. 19:00 hos Pia A (Hvis det er muligt)

 

9. Eventuelt

Referat: Der er ikke mange flyers tilbage, vi genlæser og ser om der skal ændres noget og tager beslutning på næste møde omkring genoptrykning.

Jane får styr på ordensreglerne til ophæng.

Vi sætter skilt på omklædning med navn (Linni undersøger)

Nye skilte i ruderne på saunaen med åbningstider

Nyt ”billede” med sponsorerne i omklædning

Bestyrelsen skal stå på liste i omklædningen.

​

​

​

​

Dagsorden og referat bestyrelsesmøde den 26. august 2024 (referat er skrevet ind under hvert punkt)

Afholdes kl. 19 hos Peter

Dagsorden:

 

1. Valg af referent, deltagere og afbud:

Alle var fremmødt og Pia J blev referent.

 

2.   Siden sidst

                      Indkøb af campingborde

Evaluering af arbejdsdagen lørdag den 17. august

Næste arbejdsdag den 31. august – opgaver?

Campingborde blev droppet til gengæld spørger Peter vores Martin (tømrer) omkring etablering af skab som kan bruges til afsæt og opbevaring af service mm.

Arbejdsdagen den 17/8 gik rigtig godt, Martin fik fikset skaden på omklædningen og der er klar til maleweekend den 31/8, hvortil der indkøbes maling. Ruller og pensler medbringer Peter og Pia.

 

3. Ny platform/foreningsportal

Oprettes i forbindelse med at årets indbetalinger fra medlemmer tikker ind således at der kun oprettes de som er medlemmer i sæsonen 24/24.

4.  Vores økonomi

Er fin og stabil, fået indbetalinger fra enkelte nye medlemmer i løbet af sommeren.

 

5.  Udlån/leje af sauna udenfor åbningstid.

Vores beslutning af pris – skal det stå på hj. siden?

Ja. Kr. 50,- pr. gæst dog minimum kr. 500,- for to timer.

 

6.  Vagt og pligter - fungerer det ok?

Ny vagtplan for sept. og okt. Måned Uge 36, Pia J – Uge 37, Elna og

Uge 38+39, Linni.

 

Sæsonstart med de vanlige åbningstider:

Mandag, tirsdag og torsdag : kl. 6.30 – 12:00

Onsdag og fredag : kl. 13:00 – 20:00

Weekend : Kl. 8:00 – 16:00

Børn: Søndag kl. 13:00 – 16:00.

Skolen har ikke vendt tilbage på vores henvendelse om lån 24/25.

7.  Forsikring af omklædning og sauna

                      Hvis de skal flyttes ifm. havneudvidelsen?

                      Ved flytning vil det altid være fragtmanden der har forsikring.

 

8.  Kulturnatten

                      Hvem gør hvad?

                      Forplejning – Pia J

                      Saunagus – Jane

                      Markedsføring af os – Facebook ved Maja

                      Samarbejde med Showboat, massage, bål og Isbad

                     Det gik godt J

                     

9. Pr gruppens arbejde. Hjemmeside er forbedret og kan nu læses på en telefon.

    Vores medlem Jette har hjulpet med ovenstående.

 

10. Eventuelt

Der afholdes vinterbadedag første lørdag i februar 2025 – Hanne og Pia J er Tovholder.

Der skal tænkes i ny kasserer efter generalforsamling 2025.

 

Møder frem til jul:

16/9 kl. 19:00 hos Linni

21/10 kl. 19:00 hos Pia J

25/11 kl. 19:00 hos Pia A.

 

Vagtplan ”Saunauge”:

Uge 40 : Pia J

Uge 41-42 : Anneli og Pia A

Uge 43-45 : Linni og Elna

Uge 46 : Jane

Uge 47 : Pia J

Uge 48: Linni og Peter

Uge 49 : Jane

Uge 50 : Anneli og Pia A

Uge 51-52 : Pia J

​

​

​

​

Dagsorden med referat, bestyrelsesmøde den 28. februar 2024 hos Jane

 

Dagsorden.

Bestyrelsen konstituerer sig.

Velkommen til vores 2 nye medlemmer. Generel information om vores arbejde og hvem er I?

Bestyrelsen er konstitueret på følgende måde:

Formand: Jane

Næstformand: Peter

Sekretærrollen foreslås afskaffet v. næste general forsamling. Anneli får posten, men vi enes om at lade referat tjansen gå på rundtur. Så i praksis er der ikke nogle specifikke forventninger.

Vi have en runde med præsentation af alle i bestyrelsen.

 

1. Valg af referent:

• Pia A. Melder sig.

1. Evaluering af generalforsamling

• Hvad skal der evt. handles på?

    -     Der er en generel opfattelse af at generalforsamlingen forløb fint. Der var god deltagelse og konstruktive input fra medlemmerne. Der var god stemning og rigtig fin opbakning til de forslag bestyrelsen havde med.

Det blev bla. besluttet at lave en ressource-bank. Dette skal vi i praksis have ført ud i virkeligheden.

     -      Der skal formuleres punkter til opfølgning på generalforsamlingen til næste år. Dels det med sekretær rollen, som nævnt ovenfor. Endvidere ønsker vi vedtægter ændret, så formanden ikke skal vælges på generalforsamlingen, men konstitueres på lige fod/ og som en del af konstitueringen i den ny bestyrelse efter en generalforsamling.

Pia J. formulerer forslag til nye vedtægter og punkt til næste års dagsorden omkring dette.

 

1. Økonomi:

­-   Vi har en fin økonomi.
Pia slås lidt for at få nogle penge retur for strøm i den tid, vi ikke har haft måler.

Det besluttes at bestyrelsen holdes kontingentfri.

Fondsøgning…. Pia J tager en snak med Nikolaj fra kommunen, så vi kan få relevante oplysninger vedr. projekt detaljer og godkendelser som skal indgå i vores fond-søgning.

 

1. Siden sidst

      -  Normalt 1. punkt, og vi har allerede været inde på det i den første del af referatet.

1. Udlån/leje af sauna udenfor åbningstid:

Vi har udlån til skole, onsdage frem til og med uge 12.

Vi har haft en enkelt privat udlejning, som også er forløbet fint og uden problemer.

1. Vagt og pligter - fungerer det ok

Det fungerer fint.

1. Ny vagtplan fra uge 11

2.  

3. ​

Uge 11: Jane

Uge 12: Pia A

Uge 13: Linni/Elna

Uge 14: Pia J/Peter

Uge 15: Anneli

Uge 16: Jane

Uge 17: Linni/Elna

Uge 18: Pia J./ Peter

1. Årsmøde fra Vinterbaderne i Danmark – mail fra Pia J.

Ingen fra bestyrelsen har mulighed for at deltage, så det bliver et afbud herfra i år.

Vi har også fået invitation til nytårskur i ”Liv i Ladepladsen”. Her tager Linni med som vores repræsentant. (input herfravi vil prøve at lave samarbejde med showboat til kulturnatten og i øvrigt gentage succes med is-bad)

1. Rengøring

Der er vagtdækning alle uger, med undtagelse af uge 14+18

1. Situationen lige nu

Havnen har inviteret til arbejds weekend, med oprydning på havne-området. Viprøver at slå op på fb. Og se om vi kan mobilisere nogle medlemmer til at deltage.

1. PR gruppens arbejde

Stolthed over vores video. Den foreslås delt sammen med vores generalforsamlings referat til Nikolaj fra kommunen.

Folder er på vej i trykken.

 

1. Eventuelt

Sæsonafslutning d. 27/4. Vi lave ”åbent hus arrangement” med morgenmad.

Vi vender snak omkring brug af olier.

Vi beslutter øget åbningstid i påske-ugen… 8-18 fra d. 25/3 til d. ¼

Næste møde holdes hos Elna (jeg har ikke fået noteret datoen)

Beslutningsreferat:

 

Dagsorden ved bestyrelsesmøde den 15. januar 2024 kl. 18.30 hos Linni

 

Dagsorden

 

Deltagende ved mødet: Elna, Pia J, Jane, Linni og Pia A

 

1. Valg af referent  : Pia A
   Økonomi: Vi har fin økonomi. Faktisk fin nok til at udvide åbningstider i saunaen. Det bliver hurtigt besluttet. Budget og regnskab er ved at blive klargjort til vores generalforsamling.
   Siden sidst, opstart af sauna efter Pia stormen – hvordan gik det: Der har været lidt start-op vanskeligheder, men overordnet glæde nu, hvor sauna igen er oppe og køre. Der er meget ”skrald” på havneområdet, da det givet vis ikke er top prioritet at få ryddet op der. Efter seneste stormvejr, er der atter tang over alt. @Elna tjekker status på havne projekt med havnefogeden.

 

1. Saunaregler – vand. På ovn, olier, sko i sauna. Sko i omklædningen

Synligt MobilePaynr. til gæster: Vi skal have genfundet sauna reglerne @Pia J tjekker om hun har dem hjemme. For at hjælpe vores medlemmer til at gøre det rigtige, sætter PR-gruppen små labels/mærker op med guider. @Pia J undersøger pris på farvede saunasten, som kan lægges i kanten af ovnen, og tydeligt indikere hvor man må pøse vand på.

 

1. Shelly.: Vi kiggede på appen og hvordan den fungerer. Lidt udfordrede af netværksforbindelsen.

 

1. Måtte eller andet udenfor indgang til omklædningen: Jeg husker ikke om vi har besluttet noget til dette punkt. Da vi har talt meget i hop og spring. Men det er da en god ide´

 

1. Åben/lukke tider: Nye åbne og lukketider som træder i kraft fra næste uge

 

Mandag: 7-12

Tirsdag: 7-12

Onsdag: 13-20

Torsdag: 7-12

Fredag: 13-20

Lørdag: 8-18

Søndag: 8-18

 

1.  Forsikring af omklædning/bålsted på havnen/redningskrans: Der skal tegnes forsikring, ikke blot af vores aktiver, men også en som kan dække evt. personskade v. deltagelse fx ved events og lign.

 

1. Generalforsamling

Foredrag/film: Vi har besluttet at der ikke behøves foredrag.

Vi holder generalforsamling, og derefter viser en film. Vores egen film bliver også præsenteret

Øvrigt omkring generalforsamlingen…. Marianne har sagt ja til at være ordstyrer. Og vi skal have prikket folk på skulderen, så vi forhåbentligt har kandidater klar til generalforsamlingen.

Forslag: Peter, Helle og Anne-Li

Pia J. medbringer kaffe og Linni og Pia J. bager kager.

Punkt til dagsordenen: Forslag om at etablere en ”ressuource bank” i foreningen, så vi kan kontakte de medlemmer direkte som gerne hjælper til. Fx med at bage en kage, gøre rent, køre traktor, stille op med en trillebør, svinge en pensel eller alt muligt andet.

 

1. Info fra PR gruppen – Flyer: @Jane vil få lagt sidste hånd på værket, så den kan udgives. Vi drøftede om sauna regner skulle være en del af folderen. Er dog landet på at disse sendes særskilt i en vedhæftet fil til nye medlemmer, sammen med velkomst hilsen.

 

1. Næste møde: Onsdag d. 28/2 kl. 19 hos Jane – Adr.: Jensmunksvej 8

 

1. Eventuelt

Gæster – der er lidt mistanke om der bliver betalt

Familierabat:

Forespørgsel fra Peter: Rengøringshold …. @Linni laver ny turnus. Inviterer og indkalder via fb. Gruppen.

 

1.   Plan for Sauna Åbne/lukke vagt

Uge 3: Jane                      Uge 8: Pia A

Uge 4: Pia A                     Uge 9: Elna/linni

Uge 5: Pia J                      Uge 10: Pia J

Uge 6: Elna/Linni

Uge 7: Jane